Создание простейшего дашборда в Visio — импорт данных из Excel в Visio

Перед тем как начать писать эту статью, сразу оговорюсь, что я далек от того, чтобы быть экспертом Visio – конечно, я использовал Visio для создания различных диаграмм когда-то в прошлом, но не более того.

Я никогда не рассматривал Visio как инструмент создания дашбордов и отчетов в реальной жизни, но простой поиск показал, что многие профессионалы Visio делают их уже в течение многих лет. Думаю, пришло время выйти за рамки возможностей Excel и немного расширить область нашей деятельности. Visio ни в коем случае не является идеальным инструментом создания дашбордов, но я был приятно удивлен, когда узнал, что в Visio можно создавать, связанные с Excel, диаграммы.

Для начала я создал в Excel таблицу с данными, которая будет выступать у нас в качестве источника данных. Выглядеть они будут следующим образом.

Исходные данные Excel

Импорт данных

Далее открываем Visio и подключаем к нему источник данных. Переходим по вкладке Data в группу External Data и щелкаем Link Data to Shapes.

подключение данных visio

В появившемся диалоговом окне Data Selector, ставим маркер напротив Microsoft Excel Workbook, щелкаем Next. На следующем шаге щелкаем Browse и задаем адрес книги Excel, из который мы будем вытягивать данные. Далее указываем диапазон, который мы хотим импортировать в Visio, на этом же шаге необходимо указать является ли первая строка таблицы заголовком. На следующем шаге определяемся со столбцами и строками, которые будут участвовать в построении диаграммы в Visio (в нашем случае используются все столбцы и строки). На последнем шаге необходимо задать уникальный идентификатор, который будет определять уникальность строки, в нашем случае таким идентификатором выступил столбец с городами. Щелкаем Next и Finish.

В нижней части окна Visio появилась панель External Data с данными, импортированными из Excel листа.

внешние данные из excel

Построение дашборда

Далее, чтобы разнообразить наш дашборд, помещаем объект City на лист Visio. Находим подкатегорию объектов Landmark Shapes, которую можно найти, перейдя по категориям More Shapes -> Maps and Floor Plans -> Map.

новый объект city

Выбираем из списка объект City, перемещаем его на лист Visio и копипэйстим, чтобы их на листе у нас стало четыре штуки.

4 объекта на листе

Далее нам необходимо связать данные из панели External Data с объектами. Для этого щелкаем по первой строчке с данными и перетаскиваем их на любой объект City на листе.

связывание объектов с данными

Рядом с объектом появиться график данных, который необходимо немного подретушировать. Щелкаем по нему правой кнопкой мыши, из всплывающего меню выбираем Data -> Edit Data Graphic. В появившемся диалоговом окне мы видим два поля, один отвечает за заголовок (Город), другой – за ряд данных (Q1). Оба они по умолчанию настроены на отображение данных в виде текстовой надписи. Поле Город нас вполне устраивает, необходимо подредактировать поле Q1. Выделяем его и щелкаем Edit Item.

ряд данных visio

В появившемся диалоговом окне меняем значение выпадающего списка Displayed as на Data Bar, в поле Style выбираем Multi-bar graph.

настройка ряда данных

В этом же окне настраиваем параметры ряда данных в поле Details. Устанавливаем значение Maximum Value равным максимальному значению данных, в нашем случае оно равно 136. Указываем Label Position как Bottom. И устанавливаем значения, по которым будут строиться второй, третий и четвертый столбец нашей диаграммы. Для этого находим поля Field 2, Field 3 и Field 4, указываем в них значения таблицы данных Q2, Q3 и Q4 соответственно.

ряд данных в графике

Жмем ОК, Apply и OK. Наш график данных принял вполне презентабельный вид.

вид одного графика данных

Проделываем все те же операции для оставшихся трех городов. Добавляем некоторые элементы форматирования, наш дашборд преобретает вид:

итоговый дашборд

Обновление данных

Чтобы обновить данные, необходимо перейти по вкладке Data в группу External Data -> Refresh All. В появившемся диалоговом окне появится список всех импортированных данных, которые можно обновить нажав кнопку Refresh.

обновление данных

Скачать архив с данными в Excel и дашбордом в Visio


2 комментариев

  1. Вот бы еще объяснил как сделать автоматическое обновление этого самого дашборда, чтобы при изменении данных в таблице экселя на дашборде новые данные сами подтягивались, без щелканья по кнопке «обновить все». Все таки дашборд это система отображения текущего состояния, а не застывшего снимка.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *